文章编号:10691时间:2024-09-29人气:
在表格里就有合并单元格 合并及居中(M),(M)就是快捷方式,然后选几个单元格,再按组合键: ALT + M 其他处理工作表 Shift+F11 或 Alt+Shift+F1 插入新工作表。 Ctrl+Page Down 移动到工作簿中的下一张工作表。 Ctrl+Page Up 移动到工作簿中的上一张工作表。 Shift+Ctrl+Page Down 选定当前工作表和下一张工作表。 若要取消选定多张工作表,请按 Ctrl+Page Down,或者,若要选定其他工作表,请按 Ctrl+Page Up。 在选定区域内移动 Enter 在选定区域内从上往下移动。 Shift+Enter 在选定区域内从下往上移动。 Tab 在选定区域中从左向右移动。 如果选定单列中的单元格,则向下移动。 Shift+Tab 在选定区域中从右向左移动。 如果选定单列中的单元格,则向上移动。 Ctrl+句号 按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。 Ctrl+Alt+向右键 在不相邻的选定区域中,向右切换到下一个选定区域。 Ctrl+Alt+向左键 向左切换到下一个不相邻的选定区域。 选定单元格、行和列以及对象 Ctrl+空格键 选定整列。 Shift+空格键 选定整行。 Ctrl+A 选定整张工作表。 Shift+Backspace 在选定了多个单元格的情况下,只选定活动单元格。 Ctrl+Shift+空格键 在选定了一个对象的情况下,选定工作表上的所有对象。 Ctrl+6 在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。 用于输入、编辑、设置格式和计算数据的按键 输入数据 Enter 完成单元格输入并选取下一个单元格。 Alt+Enter 在单元格中换行。 Ctrl+Enter 用当前输入项填充选定的单元格区域。 Shift+Enter 完成单元格输入并向上选取上一个单元格。 Tab 完成单元格输入并向右选取下一个单元格。 Shift+Tab 完成单元格输入并向左选取上一个单元格。 ESC 取消单元格输入。 箭头键 向上、下、左或右移动一个字符。 Home 移到行首。 F4 或 Ctrl+Y 重复上一次操作。 Ctrl+Shift+F3 由行列标志创建名称。 Ctrl+D 向下填充。 Ctrl+R 向右填充。 Ctrl+F3 定义名称。 Ctrl+K 插入超链接。 Enter(在具有超链接的单元格中) 激活超链接。 Ctrl+;(分号) 输入日期。 Ctrl+Shift+:(冒号) 输入时间。 Alt+向下键 显示清单的当前列中的数值下拉列表。 Ctrl+Z 撤消上一次操作。 输入并计算公式 =(等号) 键入公式。 F2 关闭了单元格的编辑状态后,将插入点移动到编辑栏内。 Backspace 在编辑栏内,向左删除一个字符。 Enter 在单元格或编辑栏中完成单元格输入。 Ctrl+Shift+Enter 将公式作为数组公式输入。 Esc 取消单元格或编辑栏中的输入。 Shift+F3 在公式中,显示插入函数对话框。 Ctrl+A 当插入点位于公式中公式名称的右侧时,显示函数参数对话框。 Ctrl+Shift+A 当插入点位于公式中函数名称的右侧时,插入参数名和括号。 F3 将定义的名称粘贴到公式中。 Alt+=(等号) 用 SUM 函数插入自动求和公式。 Ctrl+Shift+(双引号) 将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。 Ctrl+(撇号) 将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。 Ctrl+`(左单引号) 在显示单元格值和显示公式之间切换。 F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表。 如果选定了一部分公式,则计算选定部分。 然后按 Enter 或 Ctrl+Shift+Enter(对于数组公式)可用计算出的值替换选定部分。 Shift+F9 计算活动工作表。 Ctrl+Alt+F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表,无论其在上次计算之后是否进行了更改。 Ctrl+Alt+Shift+F9 重新检查从属公式,然后计算所有打开的工作簿中的所有单元格,包括未标记为需要计算的单元格。 编辑数据 F2 编辑活动单元格,并将插入点放置到单元格内容末尾。 Alt+Enter 在单元格中换行。 Backspace 编辑活动单元格,然后清除该单元格,或在编辑单元格内容时删除活动单元格中的前一字符。 Delete 删除插入点右侧的字符或删除选定区域。 Ctrl+Delete 删除插入点到行末的文本。 F7 显示拼写检查对话框。 Shift+F2 编辑单元格批注。 Enter 完成单元格输入,并向下选取下一个单元格。 Ctrl+Z 撤消上一次操作。 Esc 取消单元格输入。 Ctrl+Shift+Z 显示自动更正智能标记时,撤消或恢复上一次的自动更正。 插入、删除和复制单元格 Ctrl+C 复制选定的单元格。 Ctrl+C,紧接著再按一次 Ctrl+C 显示 Microsoft Office 剪贴板(多项复制与粘贴)。 Ctrl+X 剪切选定的单元格。 Ctrl+V 粘贴复制的单元格。 Delete 清除选定单元格的内容。 Ctrl+连字符 删除选定的单元格。 Ctrl+Shift+加号 插入空白单元格。 设置数据的格式 Alt+(撇号) 显示样式对话框。 Ctrl+1 显示单元格格式对话框。 Ctrl+Shift+~ 应用常规数字格式。 Ctrl+Shift+$ 应用带两个小数位的贷币格式(负数在括号中)。 Ctrl+Shift+% 应用不带小数位的百分比格式。 Ctrl+Shift+^ 应用带两位小数位的科学记数数字格式。 Ctrl+Shift+# 应用含年、月、日的日期格式。 Ctrl+Shift+@ 应用含小时和分钟并标明上午或下午的时间格式。 Ctrl+Shift+! 应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号 (-) 表示的数字格式。 Ctrl+B 应用或取消加粗格式。 Ctrl+I 应用或取消字体倾斜格式。 Ctrl+U 应用或取消下划线。 Ctrl+5 应用或取消删除线。 Ctrl+9 隐藏选定行。 Ctrl+Shift+((左括号) 取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。 Ctrl+0(零) 隐藏选定列。 Ctrl+Shift+)(右括号) 取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。 Ctrl+Shift+& 对选定单元格应用外边框。 Ctrl+Shift+_ 取消选定单元格的外边框。 使用单元格格式对话框中的边框选项卡 按 Ctrl+1 可显示该对话框。 Alt+T 应用或取消上框线。 Alt+B 应用或取消下框线。 Alt+L 应用或取消左框线。 Alt+R 应用或取消右框线。 Alt+H 如果选定了多行中的单元格,则应用或取消水平分隔线。 Alt+V 如果选定了多列中的单元格,则应用或取消垂直分隔线。 Alt+D 应用或取消下对角框线。 Alt+U 应用或取消上对角框线。 用于筛选、分级显示和管理清单的按键 使用数据表单(数据菜单上的记录单命令) 向下键 移动到下一条记录中的同一字段。 向上键 移动到上一条记录中的同一字段。 Tab 和 Shift+Tab 移动到记录中的每个字段,然后移动到每个命令按钮。 Enter 移动到下一条记录的首字段。 Shift+Enter 移动到上一条记录的首字段。 Page Down 移动到前 10 条记录的同一字段。 Ctrl+Page Down 开始一条新的空白记录。 Page Up 移动到后 10 条记录的同一字段。 Ctrl+Page Up 移动到首记录。 Home 或 End 移动到字段的开头或末尾。 Shift+End 将选定区域扩展到字段的末尾。 Shift+Home 将选定区域扩展到字段的开头。 向左键或向右键 在字段内向左或向右移动一个字符。 Shift+向左键 在字段内选定左边的一个字符。 Shift+向右键 在字段内选定右边的一个字符。 筛选列表(数据菜单上的自动筛选命令) Alt+向下键 在包含下拉箭头的单元格中,显示当前列的自动筛选列表。 向下键 选择自动筛选列表中的下一项。 向上键 选择自动筛选列表中的上一项。 Alt+向上键 关闭当前列的自动筛选列表。 Home 选择自动筛选列表中的第一项(全部)。 End 选择自动筛选列表中的最后一项。 Enter 根据从自动筛选列表中选择的项来筛选该列表。 显示、隐藏和分级显示数据 Alt+Shift+向右键 对行或列分组。 Alt+Shift+向左键 取消行或列分组。 Ctrl+8 显示或隐藏分级显示符号。 Ctrl+9 隐藏选定的行。 Ctrl+Shift+((左括号) 取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。 Ctrl+0(零) 隐藏选定的列。 Ctrl+Shift+)(右括号) 取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。 使用宏 Alt+F8 显示宏对话框。 Alt+F11 显示Visual Basic 编辑器。 Ctrl+F11 插入 Microsoft Excel 4.0 宏表。
Excel 技巧 53例 (一) 1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符? 例如:在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力: 1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列 ; 2)在B2单元格写入: =13 & A2 后回车; 3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。 当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入:=A2 & “13” 后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数? 打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。 若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办? 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件? 点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。 如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。 然后进行设置即可。 5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。 但是不是用页眉来完成? 在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。 这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 6、在Excel中如何设置加权平均? 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。 在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。 7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打印多个工作表? 把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决? 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。 9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。 怎么做? 这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office97,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办? 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办? 这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。 在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。 这样再打开Excel就一切都正常了。 11、如何快速选取特定区域? 使用F5键可以快速选取特定区域。 例如,要选取A2:A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。 12、如何快速返回选中区域? 按Ctr+BacksPae(即退格键)。 13、如何快速定位到单元格? 方法一:按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。 方法二:单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。 14、“Ctrl+*”的特殊功用?一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。 Ctfl+* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 15.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格? 有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。 以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:选择“编辑”\“定位”,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“公式”项,按“确定”按钮即可。 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容? 选定单元格区域,输入值,然后按 Ctrl+ Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。 17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办? 如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按 Ctr+ A键,Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置? 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是: 选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。 19、如何让屏幕上的工作空间变大? 可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。 20、如何使用快显菜单? 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。 首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。 (二) 21、如何使用快显菜单? 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。 首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止Excel自动打开太多文件? 当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。 当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。 解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。 另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:选择“工具”\“选项”\“普通”,将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线? 1)除去编辑窗口中的表格线,单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效; 2)除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。 要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。 24、如何快速格式化报表? 为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。 有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。 方法是: 选定操作区域,选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,在格式列表框中选取一款你满意的格式样式,按“确定”按钮即可。 要注意的是,格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。 25、如何快速地复制单元格的格式? 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。 选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线? 一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。 其实,我们可以使用绘图工具来实现: 单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。 另外,使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”\“图案”,选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入? 在输入数字前加一个单引号“”’,可以强制地将数字作为文本输入。 28、如何定义自己的函数? 用户在Excel中可以自定义函数。 切换至 Visual Basic模块,或插入一页新的模块表(Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按Enter确认后完成编 写工作,Excel将自动检查其正确性。 此后,在同一工作薄内,你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如: Function Zm(a) If a< 60 Then im=‘不及格” Else Zm=“及格” End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数? 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。 假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保被打开,然后使用下述链接的方法: =! ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列? 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。 如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签,在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李四,王二……),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄?上例中介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。 其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。 在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可以根据需要选择一种填充方式。 32.如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项? 不需要。 有快捷方法:选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”\“选项”\“自定义序列”,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框,按“确定”按钮返回工作表,下次就可以用这个序列项了。 33、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列? 选定单元格区域,选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护? 如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。 打开工作薄,选择“文件”菜单中的“另存为”命令,选取“选项”,根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”,按“确定”退出。 工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重保护的功能,此时你可以这样做:首先,选定需保护的单元格区域,选取“格式”菜单中的“单元格”命令,选取“保护”,从对话框中选取“锁定”,单由“确定”按钮退出。 然后选取“工具”菜单中的“保护”命令,选取“保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。 注意:不要忘记你设置有“口令”。 35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来? 对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。 但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。 解决办法是:选择“文件”\“页面设置”\“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。 之后,打印出来的表格就面目如初了。 36、工作表保护的口令忘记了怎么办? 如果你想使用一个保护了的工作表,但口令又忘记了,有办法吗?有。 选定工作表,选择“编辑”\“复制”、“粘贴”,将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿),即可超越工作表保护。 当然,提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。 37、“$”的功用: Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。 你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。 38、如何用汉字名称代替单元格地址? 如果你不想使用单元格地址,可以将其定义成一个名字。 定义名字的方法有两种:一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字,另一种是选定想要命名的单元格区域,再选择“插入”\“名字”\“定义”,在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。 使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读,比如公式“=SUM(实发工资)”显然比用单元格地址简单直观,而且不易出错。 39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址? 在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦,尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。 这时可按住Ctrl键,进行不连续区域的选取。 区域选定后选择“插入”\“名字”\“定义”,将此区域命名,如Group1,然后在公式中使用这个区域名,如“=SUM(Group1)”。 40、如何定义局部名字? 在默认情况下,工作薄中的所有名字都是全局的。 其实,可以定义局部名字,使之只对某个工作表有效,方法是将名字命名为“工作表名!名字”的形式即可。 41、如何命名常数? 有时,为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。 例如,在某个工作表中经常需用利率4.9%来计算利息,可以选择“插入”\“名字”\“定 义”,在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”,在“引用位置”框中输入“= 0.04.9”,按“确定”按钮。 42、工作表名称中能含有空格吗? 能。 例如,你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。 有一点结注意的是,当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时,不能使用类似“= ZhU Meng!A2”的公式,否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。 解决的方法是,将调用公式改为“=Zhu Mg! A2”就行了。 当然,输入公式时,你最好养成这样的习惯,即在输入“=”号以后,用鼠标单由 Zhu Meng工作表,再输入余下的内容。 43、给工作表命名应注意的问题?有时为了直观,往往要给工作表重命名(Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....),在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名,否则在下述情况下将产征收岂义。 我们知道,在工作薄中复制工作表的方法是,按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置,复制成的工作表以“源工作表的名字+(2)”形式命名。 例如,源表为ZM,则其“克隆”表为ZM(2)。 在公式中Excel会把ZM(2)作为函数来处理,从而出错。 因而应给ZM(2)工作表重起个名字。 44、如何拆分或取消拆分窗口? 当我们给一个工作表输入数据时,在向下滚动过程中,尤其是当标题行消失后,有时会记错各列标题的相对位置。 这时可以将窗口拆分为几部分,然后将标题部分保留在屏幕上不动,只滚动数据部分。 其方法是在主菜单上单击“窗口”\“拆分窗口”。 取消拆分窗口时除了使用“窗口”\“撒消拆分窗口”命令外,有捷径:将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上,双击鼠标即可取消已拆分的窗口。 45、如何给工作簿扩容? 选取“工具”\“选项”命令,选择“常规”项,在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。 一个工作薄最多可以有255张工作表,系统默认值为6。 46、如何减少重复劳动? 我们在实际应用Excel时,经常遇到有些操作重复应用(如定义上下标等)。 为了减少重复劳动,我们可以把一些常用到的操作定义成宏。 其方法是:选取“工具”菜单中的“宏”命令,执行“记录新宏”,记录好后按“停止”按钮即可。 也可以用VBA编程定义宏。 47、如何快速地批量修改数据? 假如有一份 Excel工作簿,里面有所有职工工资表。 现在想将所有职工的补贴增加50(元),当然你可以用公式进行计算,但除此之外还有更简单的批量修改的方法,即使用“选择性粘贴”功能: 首先在某个空白单元格中输入50,选定此单元格,选择“编辑”\“复制”。 选取想修改的单元格区域,例如从E2到E150。 然后选择“编辑”\“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算,按“确定”健即可。 最后,要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。 48、如何快速删除特定的数据? 假如有一份Excel工作薄,其中有大量的产品单价、数量和金额。 如果想将所有数量为0的行删除,首先选定区域(包括标题行),然后选择“数据”\“筛选”\“自动筛选”。 在“数量”列下拉列表中选择“0”,那么将列出所有数量为0的行。 此时在所有行都被选中的情况下,选择“编辑”\“删除行”,然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。 最后,取消自动筛选。 49、如何快速删除工作表中的空行? 以下几种方法可以快速删除空行: 方法一:如果行的顺序无关紧要,则可以根据某一列排序,然后可以方便地删掉空行。 方法二:如果行的顺序不可改变,你可以先选择“插入”\“列”,插入新的一列入在A列中顺序填入整数。 然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部,删去所有空行。 最后以A列重新排序,再删去A列,恢复工作表各行原来的顺序。 方法三:使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法,只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。 50、如何使用数组公式? Excel中数组公式非常有用,它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。 要输入数组公式,首先必须选择用来存放结果的单元格区域,在编辑栏输入公式,然后按ctrl+Shift+Enter组合键锁定数组公式,Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。 不要自己键入花括号,否则,Excel认为输入的是一个正文标签。 要编辑或清除数组公式.需选择数组区域并且激活编辑栏,公式两边的括号将消失,然后编辑或清除公式,最后按Ctrl+shift+Enter键。 51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值? 通常情况下,我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值,而是将其内容置为空。 例如,图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,将有可能出现0值的情况,如何让0值不显示? 方法一;使用加上If函数判断值是否为0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2) 方法二:选择“工具”\“选项”\“视窗”,在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三:使用自定义格式。 选中 E2:E5区域,选择“格式”\“单元格”\“数字”,从“分类”列表框中选择“自定义”,在“格式”框中输入“G/通用格式;G/通用格式;;”,按“确定”按钮即可。 52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的,值为0的单元格也包含在内。 有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格? 方法一:如果单元格中的值为0,可用上例“0值不显示的方法”将其内容置为空,此时空单元格处理成文本,这样就可以直接用Average函数计算了。 方法二:巧用COUNTIF函数 例如,下面的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均值:=sum(b2: b10)/countif(b2: b1o,<>0) 53、如何在Excel中实现“自动更正”功能? Word用户都知道,利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入.但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。 其实,使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题。
对于Excel的新手,我们建议先从扫盲做起。
首先需要买一本Excel的入门教程,或者参加一下正规的电脑学校的初级班。
在这个过程里面,学习者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能,诸如输入数据,查找替换,设置单元格格式,排序、汇总、筛选和保存工作簿。
如果学习者有其他的应用软件使用经验,特别是其他Office组件的使用经验,这个过程会很快。
\x0d\x0a但是要注意,现在的任务只是扫盲,不要期望过高。
千万不要以为知道了Excel的全部功能菜单就是精通Excel了。
别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机,光是Excel的精髓─函数,学习者还没有深入接触到。
当然,经过这个阶段的学习,学习者应该可以开始在工作中运用Excel了,比如建立一个简单的表格,甚至画一张简单的图表。
这就是人们常说的初级用户水平。
\x0d\x0a接下来,要向中级用户进军。
成为中级用户有三个标志:一是理解并熟练使用各个Excel菜单命令,二是熟练使用数据透视表,三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用,必须掌握的函数有SUM函数、IF函数、VLOOKUP函数、INDEX函数、MATCH函数、OFFSET函数、TEXT函数等等。
当然,还有些中级用户会使用简单的宏─这个看起来很了不起的功能,即使如此,我们还是认为他应该只是一名中级用户。
\x0d\x0a我们接触过很多按上述的标准评定的中级用户,他们在自己的部门甚至公司里已经是Excel水平最高的人。
高手是寂寞的,所以他们都认为Excel也不过如此了。
一个Excel的中级用户,应该已经有能力解决绝大多数工作中遇到的问题,但是,这并不意味着Excel无法提供出更优的解决方案。
\x0d\x0a成为一个高级用户,需要完成两项知识的升级,一是熟练运用数组公式,也就是那种用花括号包围起来的,必须用
在介绍学习VBA之前,应该花几分钟录制一个宏。 新术语:“宏”,指一系列EXCEL能够执行的VBA语句。 以下将要录制的宏非常简单,只是改变单元格颜色。 请完成如下步骤: 1)打开新工作簿,确认其他工作簿已经关闭。 2)选择A1单元格。 调出“常用”工具栏。 3)选择“工具”—“宏”—“录制新宏”。 4)输入“改变颜色”作为宏名替换默认宏名,单击确定,注意,此时状态栏中显示“录制”,特别是“停止录制”工具栏也显示出来。 替换默认宏名主要是便于分别这些宏。 ★ 宏名最多可为255个字符,并且必须以字母开始。 其中可用的字符包括:字母、数字和下划线。 宏名中不允许出现空格。 通常用下划线代表空格。 5)选择“格式”的“单元格”,选择“图案”选项中的红色,单击“确定”。 6)单击“停止录制”工具栏按钮,结束宏录制过程。 ※ 如果“停止录制”工具栏开始并未出现,请选择“工具”—“宏”—“停止录制”。 录制完一个宏后就可以执行它了。 1.4 执行宏 当执行一个宏时,EXCEL按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对EXCEL进行“遥控”。 但VBA的“遥控”不仅能使操作变得简便,还能使你获得一些使用EXCEL标准命令所无法实现的功能。 而且,一旦熟悉了EXCEL的“遥控”,你都会奇怪自己在没有这些“遥控”的情况下,到底是怎么熬过来的。 要执行刚才录制的宏,可以按以下步骤进行: 1)选择任何一个单元格,比如A3。 2)选择“工具”—“宏”—“宏”,显示“宏”对话框。 3)选择“改变颜色”,选择“执行”,则A3单元格的颜色变为红色。 试着选择其它单元格和几个单元格组成的区域,然后再执行宏,以便加深印象。 1.5 查看录制的代码 到底是什么在控制EXCEL的运行呢?你可能有些疑惑.好,让我们看看VBA的语句吧. 1)选择“工具”—“宏”—“宏”,显示“宏”对话框。 2)单击列表中的“改变颜色”,选择“编辑”按钮。 此时,会打开VBA的编辑器窗口(VBE)。 关于该编辑器,以后再详细说明,先将注意力集中到显示的代码上。 代码如下:(日期和姓名会有不同) Sub 改变颜色() 改变颜色 Macro xw 记录的宏 2000-6-10 With = 3 = xlSolid = xlAutomatic End With End Sub 将来会十分熟悉这种代码,虽然现在它们看上去像一种奇怪的外语。 学习VBA或编程语言在某种程度上比较像在学习一种外语。 Sub 改变颜色():这是宏的名称。 中间的以“ ”开头的五行称为“注释”,它在录制宏时自动产生。 以With 开头到End With 结束的结构是With结构语句,这段语句是宏的主要部分。 注意单词“Selection”,它代表“突出显示的区域”(即:选定区域)。 With :它读作“选择区域的的内部”.这整段语句设置该区域内部的一些“属性”。 其中: = 3: 将该内部设为红色。 注意:有一小圆点,它的作用在于简化语句,小圆点代替出现在With后的词,它是With结构的一部分。 另外:红色被数字化为3.(红色警戒是否可称作:3号警戒,嗯?)有兴趣的话,你将3改为其他数字试试看。 = xlSolid:设置该区域的内部图案。 由于是录制宏,所以,虽然你并未设置这一项,宏仍然将其记录下来(因为在“图案”选项中有此一项,只是你为曾设置而已)。 xlSolid表示纯色。 = xlAutomatic:表示内部图案底纹颜色为自动配色。 End With:结束With 语句。 End Sub:整个宏的结束语 1.6 编辑录制的代码 在上一节,我们录制了一个宏并查看了代码,代码中有两句实际上并不起作用。 哪两句?现在,在宏中作一个修改,删除多余行,直到和下面代码相同: Sub 改变颜色() 改变颜色 Macro xw 记录的宏 2000-6-10 With = 3 End With End Sub 完成后,在工作表中试验一下。 你会发现结果和修改前的状况一样。 在With 语句前加入一行: Range(A5) 试着运行该宏,则无论开始选择哪个单元格,宏运行结果都是使A5单元格变红. 现在可以看到,编辑录制的宏同样非常简单。 需要编辑宏是因为以下三个方面的原因。 一:在录制中出错而不得不修改。 二:录制的宏中有多余的语句需要删除,提高宏的运行速度。 三:希望增加宏的功能。 比如:加入判断或循环等无法录制的语句。 1.7 录制宏的局限性 希望自动化的许多EXCEL过程大多都可以用录制宏来完成.但是宏记录器存在以下局限性.通过宏记录器无法完成的工作有: 1)录制的宏无判断或循环能力. 2)人机交互能力差,即用户无法进行输入,计算机无法给出提示. 3)无法显示EXCEL对话框. 4)无法显示自定义窗体. 1.8 小结 本课中,你已经掌握了VBA的一些基础知识,你会录制宏、编辑宏而且了解了录制宏的局限性.你很努力.并且已经为将来学习VBA甚至VB等编程语言打下了基础.关键是你已经了解了一个谜底,就是说,你了解了什么是编程.下面是些小练习,做完后才可以去玩哟. 思考: 1)VBA只能用于EXCEL吗? 2)VBA是基于哪种语言? 3)说说EXCEL和VBA的关系. 4)为什么要用宏? 第二课 处理录制的宏 2.1 为宏指定快捷键 你也许希望为经常使用的宏指定快捷键。 快捷键是指键的组合,当其按下时执行一条命令。 例如:CTRL+C 在许多程序中代表“复制”命令。 当给宏指定了快捷键后,就可以用快捷键来执行宏,而不必通过“工具”菜单。 注意:当包含宏的工作簿打开时间,为宏指定快捷键会覆盖EXCEL默认的快捷键。 例如:把CTRL+C指定给某个宏,那么CTRL+C就不再执行复制命令。 用以下方法可以打印出EXCEL的快捷键清单(用A4纸打印共有24页之多): 1)打开EXCEL帮助文件并选择“目录”选项。 2)从“使用快捷键”文件夹中选择“”快捷键“标题。 3)右击该标题,从快捷菜单中选择“打印”。 4)选择“打印所选标题和所有子主题”,单击“确定”。 可以在创建宏时指定快捷键,也可以在创建后再指定。 要在创建(录制)宏时指定快捷键,只须在录制宏时在输入宏名后,在“快捷键”文本框中输入相应的键。 录制宏后指定快捷键也很简单,只需选择“工具”“宏”,显示“宏”对话框,选择要指定快捷键的宏,再单击“选项”按钮,通过“选项”对话框进行设置。 2.2 决定宏保存的位置 宏可保存在三种可能的位置: 1)当前工作簿。 (只有该工作簿打开时,该宏才可用。 ) 2)新工作簿。 3)个人宏工作簿。 2.3 个人宏工作簿 个人宏工作簿,是为宏而设计的一种特殊的具有自动隐藏特性的工作簿。 第一次将宏创建到个人宏工作簿时,会创建名为“的新文件。 如果该文件存在,则每当EXCEL启动时会自动将此文件打开并隐藏在活动工作簿后面(在“窗口”菜单中选择“取消隐藏”后,可以很方便地发现它的存在。 )如果你要让某个宏在多个工作簿都能使用,那么就应当创建个人宏工作簿,并将宏保存于其中。 个人宏工作簿保存在“XLSTART”文件夹中。 具体路径为:C:\WINDOWS\Profiles\Application =Regular =16 End With End sub 上面列出的过程实际上是一个事件过程。 通过它的名字,就可以知道这是一个事件过程。 这个过程的名字是由一个对象的名字CmdSmallFont和一个事件的名字Click组成的,两者之间用下划线分开。 如果还不明白,可以告诉你,CmdSmallFont是一个命令按钮的名字。 也就是说,当单击这个命令按钮时,就会运行这个事件过程。 函数过程通常情况下称为函数,要返回一个数值。 这个数值通常是计算的结果或是测试的结果,例如False 或True.正如前面所说,可以用VBA创建自定义函数。 实际上可以在工作表上使用你创建的函数。 程序清单4-2是一个计算价格的10%为运费的简单例子。 程序清单4-2 简单的用户定义函数示例。 Public Function Shipping(Price) Shipping = Price * 0.1 End Function 请注意,这个函数使用一个参数(Price).子程序和函数都可以使用参数。 不论Price的值是多少,它都将决定运费额。 Price可以是数字和单元格引用。 函数返回计算出来的运费,这个函数可以用在单元格中。 A B 1 Price 100 2 Shipping =shipping(B1) 4.2.1 创建过程 创建第一个过程需要两个基本步骤。 首先,需要向工作簿中添加一个模块。 接着需要向模块中添加一个工程。 对于创建的每一个应用程序,只需添加一次模块。 可以使用多个模块,但这是不必要的。 某些开发者喜欢使用多个模块,以便根据他们的目的或者窗体对过程进行组织。 在本练习中,创建的过程只显示一个消息框。 在本练习中创建的过程只显示一个消息框。 在本练习中使用Msgbox是为了提供一个可见的例子,虽然我们还没有介绍过Msgbox语句,但是在本例中将使用它。 要创建该过程,请按如下步骤进行: 1)打开一个新工作簿。 2)选择工具-宏-Visual Basic编辑器,打开VBA编辑器窗口。 3)在`VBA编辑器的左面,可以看到“工程资源管理器”窗口。 在工程资源管理器窗口的“Thisworkbook上单击鼠标右键,选择“插入”-“模块”,这样就将一个模块添加到应用程序中了。 (如果你没有看见“工程资源管理器”窗口,可以按Ctrl+R) 4)选择“插入”“过程”,显示“添加过程”对话框。 5)输入“第一个工程”作为过程名字。 在“类型”分组框中,确认选择了“子程序”。 单击“确定”按钮。 这样一个新的过程就添加到模块中了。 可以在模块中看到以 Public Sub 第一个过程()开始,以End Sub结束的语句结构。 6)在过程中插入光标,输入以下语句并回车: Msgbox 这是我的第一个过程 在输入Msgbox后,会自动弹出一个消息框告诉你有关这条命令的信息,称之为自动列表技术。 输入完成的过程如下所示: Public Sub 第一个过程() Msgbox 这是我的第一个过程 End Sub VBA对子程序和函数有如下的命名规则: * 名字中可以包含字母数字和下划线。 * 名字中不能包含空格句号惊叹号,也不能包含字符@ & $ #. * 名字最多可以包含255个字符。 4.2.2 运行宏 创建这个过程后,可以运行一下。 运行一个过程有几种方法:可以直接使用“运行”菜单,“运行子程序/用户窗体”工具栏按钮或按下F5键。 要运行一个过程,可以按照如下步骤: 1)单击“运行子程序/用户窗体”工具栏按钮,过程执行并显示一个消息框。 2)单击消息框之中的“确定”按钮,关闭该消息框。 4.3 保存对模块所做的改变 要保存新过程,需要保存过程所驻留的工作簿.可以用VBA编辑器保存工作簿.具体步骤如下: 1)选择文件-保存工作簿.因为本工作簿还没有保存过,所以要给它命名. 2)输入HOUR4作为文件名并按回车键,则工作簿和模块与过程都保存下来了. 第四课 理解变量和变量的作用(2) 4.4 变量 变量是用于临时保存数值的地方.每次应用程序运行时,变量可能包含不同的数值,而在程序运行时,变量的数值可以改变. 为了说明为什么需要变量,可以按照如下步骤创建一个简单的过程: 1)创建一个名为你叫什么名字的过程. 2)在过程中输入如下代码: Inputbox 输入你的名字: 现在不要担心inputbox语句的语法,将在第六学时中了解到有关这条命令的更多信息. 3)按下F5键运行过程,这时会显示一个输入框,要求输入你的名字. 4)输入你的名字并按确定按钮,则结束该过程. 你输入的名字到那里去了?如何找到用户在输入框中输入的信息?在这种情况下,需要使用变量来存储用户输入的结果. 4.4.1 变量的数据类型 使用变量的第一步是了解变量的数据类型.变量的数据类型控制变量允许保存何种类型的数据.表4-1列出了VBA支持的数据类型,还列出了各种类型的变量所需要的存储空间和能够存储的数值范围. 数据类型 存储空间 数值范围 Byte 1字节 0 - 255 Booleam 2字节 True或者False Integer 2字节 - - Long(长整型) 4字节 - - Single 4字节 负值范围: -3.E38 - -1.E-45 正值范围: 1.E-45 - 3.E38 Double 8字节 负值范围:-1.232E308 - -1247E-324 正值范围:4.247E-324 - 1.232E308 Currency 8字节 -5477 - 5477 Decimal 14字节
具体步骤:
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